ファイル添付
PDF、Excel、Word、画像などをレコードに紐付けて保存します。
ファイル添付は、契約書、見積書、申込書、議事メモ、写真、証票などを、顧客、案件、注文、予約、問い合わせといった業務レコードに紐付けて保管する機能です。Roundtableでは「どのデータに、どの種類のファイルを、誰が追加し、誰が見られるか」を先にそろえると、発注者、実装者、AIに指示する人が同じ前提で資料管理を設計できます。
この機能でできること
業務レコードごとにPDF、Excel、Word、画像、圧縮ファイルなどを保存し、後から一覧、詳細、履歴、公開ページで確認できます。ファイル名、種別、登録者、登録日時、説明、公開可否、確認状態をあわせて管理し、必要に応じてダウンロードや差し替えも行えます。
資料をメールや共有フォルダに散らさず、対象レコードの中で確認できます。
顧客、案件、注文、申請などの本体データと添付資料を同じ場所で見られるようにすると、確認漏れや古いファイルの参照を減らせます。
よくある利用場面
案件に契約書や見積書を添付する
案件詳細から契約書PDF、見積Excel、発注書などを確認できるようにし、最新版や承認状態を管理します。
問い合わせや申請に資料を付ける
顧客から受け取った申込書、本人確認書類、参考資料を問い合わせや申請レコードに紐付けます。
作業報告に写真や証票を残す
現場写真、納品証票、点検チェック表を作業履歴と一緒に残し、後から確認できる状態にします。
プロンプト例
添付対象、ファイル形式、添付できる人、表示場所、ダウンロード可否、公開範囲、削除や差し替えのルールをまとめて伝えると、実装範囲を決めやすくなります。
プロンプト
案件管理にファイル添付を追加してください。案件詳細画面でPDF、Excel、Word、画像を複数添付できるようにし、ファイル名、種別、メモ、登録者、登録日時を一覧表示します。管理者は追加、ダウンロード、削除ができるようにしてください。公開側の顧客ページでは、公開可にしたファイルだけをダウンロードできるようにし、社内用資料は表示しないでください。
この機能を使うときのポイント
添付先顧客、案件、注文、申請、問い合わせなど、どのレコードにファイルを紐付けるかを決めます。
ファイル種別PDF、Excel、Word、画像、ZIPなど、受け付ける形式と上限サイズを用途に合わせます。
権限と公開範囲社内だけで見る資料、顧客も見られる資料、担当者だけが削除できる資料を分けます。
差し替え運用最新版だけを残すか、過去版も履歴として残すか、削除時に確認やログを残すかを決めます。
この機能を実装するときのコツ
ファイル添付は、DB上のファイル項目、添付対象レコード、保存ファイル、表示一覧、ダウンロード処理、公開可否を分けて設計します。FBPではファイル型の項目と標準の保存処理を使い、管理側では対象レコードの詳細やサイドパネルに添付一覧を置きます。公開側で配布する場合は、公開可のフラグやURLパラメータの検証を入れ、意図しないファイルが外部から取得できないようにします。画面側では内蔵JavaScriptのファイル選択や添付済み一覧の更新を使い、登録後すぐ確認できる導線にします。