公開ファイルダウンロード
ログイン不要のURLから、必要な資料や帳票を安全に配布します。
公開ファイルダウンロードは、顧客、取引先、申込者、会員などに、ログインなしで必要な資料や帳票を渡すための機能です。Roundtableでは「誰に、どのファイルを、どの条件で、いつまで見せるか」を先にそろえると、発注者、実装者、AIに指示する人が同じ前提で安全な配布導線を設計できます。
この機能でできること
ログイン不要のURLを発行し、案内資料、見積書、請求書、契約書、報告書、申込控え、検査結果などを外部の相手へ配布できます。URLを開いた人に見せるファイルをサーバー側で限定し、公開可否、有効期限、対象レコード、配布先を確認してからダウンロードさせる構成にできます。
メール添付ではなく、管理された公開URLで資料を渡せます。
差し替え、期限切れ、公開停止、配布履歴の確認が必要な資料ほど、公開URLとして制御すると運用しやすくなります。
よくある利用場面
顧客に見積書や請求書を配布する
メール本文にはURLだけを送り、対象顧客に紐づくPDFだけを開けるようにします。
申込者へ資料や控えを渡す
申込完了後に案内資料、申込控え、注意事項PDFを公開ページから取得できるようにします。
取引先へ限定資料を共有する
社外向け資料、報告書、検査結果などを、公開可のファイルだけに絞って配布します。
プロンプト例
配布対象、URLを発行するタイミング、ダウンロードできるファイル、有効期限、公開停止、エラー時の表示をまとめて伝えると、実装範囲を決めやすくなります。
プロンプト
見積管理に公開ファイルダウンロードを追加してください。管理側の見積詳細で「顧客向け公開URL」を発行し、公開可にした見積書PDFと補足資料だけをログイン不要でダウンロードできるようにします。URLには推測されにくいコードを使い、有効期限、公開停止、対象見積の確認を入れてください。期限切れや非公開の場合は、ファイル名を見せずに案内メッセージを表示してください。
この機能を使うときのポイント
配布対象顧客、申込者、取引先、会員など、誰がURLを受け取るかを決めます。
公開するファイル見積書PDF、請求書、案内資料、報告書など、外部に出してよいファイルだけを選びます。
URLの期限無期限にするか、一定期間で期限切れにするか、管理側から停止できるようにするかを決めます。
エラー時の見せ方期限切れ、無効URL、非公開、削除済みのときに、内部情報やファイル名を出さない表示にします。
この機能を実装するときのコツ
公開ファイルダウンロードは、管理側のURL発行、公開コードの保存、対象レコードの検証、公開可ファイルの絞り込み、実ファイル応答を分けて設計します。FBPではURL生成は `$ctl->get_APP_URL()` に寄せ、ファイル応答は標準の保存ファイル返却を使うと、独自header実装を増やさずに済みます。公開側では平文IDをURLに出さず、推測されにくいコードや暗号化値を使い、ダウンロード直前にも対象、期限、公開可否を必ずサーバー側で確認します。