メール送信
申込完了、予約完了、請求、問い合わせ受付などのメールを送ります。
メール送信は、フォーム送信、予約確定、請求発行、問い合わせ受付、担当者への通知など、業務の節目を関係者へ知らせる機能です。Roundtableでは「誰に」「どのタイミングで」「何を差し込んで」「送信結果をどこに残すか」を先にそろえると、発注者、実装者、AIに指示する人の認識を合わせやすくなります。
この機能でできること
顧客向けの受付完了メール、予約完了メール、請求案内、入金確認、資料送付、管理者向けの問い合わせ通知、担当者への対応依頼などを送信できます。送信先、CC/BCC、件名、本文、差し込み項目、添付ファイル、送信条件を用途ごとに整理し、送信後はログとして日時、宛先、対象レコード、結果を確認できるようにできます。
業務の完了や次の行動を、関係者へ自動で伝えます。
メールは送ること自体よりも、送信タイミング、宛先、本文の差し込み、送信失敗時の扱いを決めておくことが重要です。
よくある利用場面
公開フォームの自動返信
問い合わせ、申込、資料請求、予約を受け付けた直後に、申込者へ受付内容と次の案内を送ります。
管理者・担当者への通知
新規問い合わせ、支払い完了、承認依頼、エラー発生などを担当者へ送り、対応漏れを減らします。
請求・予約・期限の案内
請求書発行、予約確定、予約前リマインド、未入金、期限前確認など、業務日程に合わせて連絡します。
プロンプト例
送信するタイミング、宛先、件名、本文、差し込み項目、送信ログ、失敗時の通知をまとめて伝えると、実装範囲を決めやすくなります。
プロンプト
問い合わせフォーム送信後にメール送信を追加してください。申込者には受付完了メールを送り、件名に問い合わせ番号、本文に氏名、問い合わせ種別、受付日時、次の案内を差し込んでください。管理者には新規問い合わせ通知を送り、管理画面の対象レコードURLを入れてください。送信日時、宛先、対象問い合わせ、送信結果をログに残し、送信失敗時は管理者へエラー通知を出してください。
この機能を使うときのポイント
送信タイミング登録直後、ステータス変更時、予約日前、請求発行時など、どの操作や条件で送るかを決めます。
宛先と権限顧客、管理者、担当者、店舗、外部協力者など、誰に送ってよい情報かを確認します。
差し込み項目氏名、予約日、金額、問い合わせ番号、公開URLなど、本文に自動で入れる値を整理します。
送信ログ送信済みか、失敗したか、誰へ送ったかを後から確認できるようにします。
この機能を実装するときのコツ
メール本文を画面ごとに直接書くのではなく、用途ごとのメール形式と差し込みデータを分けて設計します。登録処理やステータス変更処理の最後に送信を呼び出す場合でも、保存成功後にだけ送る、二重送信を防ぐ、失敗時に業務データまで巻き戻すかを決めます。公開側では送信先メールアドレスをサーバー側で再検証し、管理側では送信対象レコードと権限を確認してから送ります。運用後に調査できるよう、送信ログには対象データ、宛先、結果、エラー要約を残す設計にします。