メールテンプレート

件名、本文、差し込み項目を管理し、用途ごとに再利用します。

メールテンプレートは、受付完了、予約案内、請求連絡、承認依頼、期限前リマインドなどのメール文面を、用途ごとに管理して再利用するための機能です。Roundtableでは「どの業務で使うか」「誰に送るか」「どの項目を差し込むか」「誰が文面を変更できるか」を先にそろえると、発注者、実装者、AIに指示する人の共通言語になります。

この機能でできること

メールの件名、本文、差し込み項目、宛先の考え方、送信用途、公開側または管理側で使う場面をテンプレートとして管理できます。顧客名、予約日時、請求金額、問い合わせ番号、公開URLなどを自動で差し込み、同じ文面を複数の送信処理から使い回せます。文面変更をコード修正ではなく管理画面上の設定として扱えるようにすると、運用後の案内文調整にも対応しやすくなります。

メール文面を業務ルールとして管理します。 テンプレート化しておくと、送信処理ごとに文面がばらつくことを防ぎ、差し込み項目の不足や古い案内文を見つけやすくなります。

よくある利用場面

自動返信や受付完了メールを整える 問い合わせ、申込、予約、資料請求の完了時に、顧客へ送る件名と本文を用途別に管理します。

管理者向け通知を標準化する 新規受付、承認依頼、支払い完了、エラー通知など、担当者が見るべき情報の並びをそろえます。

運用中に文面を差し替える キャンペーン案内、休業日、署名、問い合わせ窓口、注意書きなどを、コード変更なしで調整できる設計にします。

プロンプト例

テンプレートを使う送信場面、差し込み項目、編集権限、プレビュー、送信処理との接続をまとめて伝えると、実装範囲を決めやすくなります。

プロンプト 問い合わせ受付メールをメールテンプレートで管理できるようにしてください。テンプレートには用途、件名、本文、利用できる差し込み項目、管理メモ、利用中フラグを持たせます。本文では氏名、問い合わせ番号、受付日時、問い合わせ内容、管理画面URLを差し込めるようにし、保存前にサンプルデータでプレビューできるようにしてください。公開フォーム送信後の自動返信と管理者通知は、このテンプレートを使って送信してください。

この機能を使うときのポイント

用途を分ける受付完了、予約確定、請求、リマインド、管理者通知など、どの送信処理で使うかを分けます。

差し込み項目を明示する顧客名、日時、金額、URLなど、テンプレート内で使える値を一覧化し、誤記を防ぎます。

プレビューで確認する実データを送る前に、サンプル値で件名と本文の見え方を確認できるようにします。

編集権限を決める文面変更が業務に影響するため、誰が作成、編集、公開、無効化できるかを決めます。

この機能を実装するときのコツ

テンプレート本体、差し込み項目、送信処理を分けて設計します。テンプレートには用途コード、件名、本文、利用可否、管理メモを持たせ、送信側は用途コードからテンプレートを取得して必要な値を渡す形にすると、複数画面から再利用しやすくなります。本文に使える差し込み項目は画面に表示し、未定義の差し込みが残っていないか保存時または送信前に確認します。公開側の自動返信で使う場合も、顧客に見せてよい情報だけを差し込むよう、管理側URLや内部メモを混ぜない設計にします。