顧客自動返信
公開フォーム送信後、顧客へ受付内容や次の案内を返します。
顧客自動返信は、問い合わせ、申込、予約、資料請求などの公開フォームを送信した人へ、受付内容と次に必要な行動を自動で伝える機能です。Roundtableでは「どのフォームの後に」「誰へ」「何を控えとして返し」「いつ担当者から連絡するか」を先にそろえると、発注者、実装者、AIに指示する人の認識を合わせやすくなります。
この機能でできること
公開フォームの送信完了後に、顧客へ受付番号、送信内容の控え、今後の流れ、担当者からの連絡目安、キャンセルや変更の案内、確認用URLなどを自動送信できます。管理側では、自動返信が送られたか、宛先は正しいか、送信失敗がないかをログで確認できるようにし、必要に応じて再送や管理者通知につなげられます。
送信直後の不安を減らし、次の行動を明確にします。
完了画面だけでなく、メールなどの控えを残すことで、顧客と担当者が同じ受付内容を見ながらやり取りできます。
よくある利用場面
問い合わせ受付の控え
問い合わせ種別、本文、受付番号、返信予定日を顧客へ送り、問い合わせが届いたことを明確にします。
申込・予約の次案内
申込内容、予約日時、持ち物、支払い方法、変更連絡先など、次に必要な案内を自動で返します。
資料請求や公開登録のフォロー
ダウンロードURL、確認ページ、初回ログイン方法、担当窓口などを、送信内容に合わせて案内します。
プロンプト例
対象フォーム、顧客へ返す控え、差し込み項目、送信ログ、失敗時の扱いをまとめて伝えると、実装範囲を決めやすくなります。
プロンプト
公開問い合わせフォーム送信後に顧客自動返信を追加してください。顧客には受付番号、氏名、問い合わせ種別、問い合わせ内容、受付日時、担当者からの連絡目安を差し込んだ受付完了メールを送ります。送信完了画面にも受付番号を表示し、管理側には送信日時、宛先、対象問い合わせ、送信結果、エラー要約をログとして残してください。送信失敗時は管理者へ通知し、顧客向けにはフォーム保存が完了していることが分かる表示にしてください。
この機能を使うときのポイント
顧客へ返す範囲入力内容の全文、受付番号、次の案内、問い合わせ先など、控えとして返す情報を決めます。
送信先の確認フォームに入力されたメールアドレスをサーバー側で検証し、誤送信や空送信を避けます。
完了画面との整合画面に表示する受付番号や案内と、自動返信の本文が食い違わないようにします。
送信ログと再送顧客から「届いていない」と言われたときに、結果確認と再送ができるようにします。
この機能を実装するときのコツ
フォーム保存、受付番号の発行、自動返信、管理者通知、送信ログを一連の処理として設計します。顧客へ見せてよい項目だけを差し込み、内部メモ、管理側URL、担当者用の注意書きは顧客向け本文に混ぜないようにします。送信処理は保存成功後に実行し、二重送信を避けるために送信済みフラグやログを持たせます。メールテンプレートを使う場合は、用途コード、件名、本文、差し込み項目を分け、公開フォームごとにどのテンプレートを使うかを管理できる形にすると運用後の文面変更に対応しやすくなります。