リマインド通知
期限前、予約前、未対応、未入金などの条件で通知します。
リマインド通知は、期限や予定日、未対応状態、未入金状態などを条件に、必要な相手へ事前または期限後の案内を送る機能です。Roundtableでは「何日前に」「どの状態なら」「誰へ」「何回まで」通知するかを先にそろえると、発注者、実装者、AIに指示する人が同じ前提で実装範囲を確認できます。
この機能でできること
予約日の前日、申込期限の3日前、問い合わせ未対応の翌営業日、請求期限を過ぎた未入金など、日付と状態を組み合わせて通知できます。通知先は顧客、担当者、管理者、店舗、チームなどに分けられ、メールテンプレートや通知ログと組み合わせることで、送信予定、送信済み、失敗、停止中の状態を後から確認できます。
人が思い出すべきタイミングを、システムの条件に置き換えます。
単なる定期メールではなく、対象データの状態、期限、通知履歴を見て、送るべき相手だけに送る設計にします。
よくある利用場面
予約前の案内
来店、面談、イベント、オンライン相談の前日や数時間前に、日時、場所、持ち物、変更方法を送ります。
未対応・期限前の確認
問い合わせ、承認依頼、タスク、提出物が未対応のまま期限に近づいたとき、担当者へ確認を促します。
未入金や期限超過のフォロー
請求期限前、期限当日、期限超過後など段階を分け、顧客向け案内と社内確認を送ります。
プロンプト例
対象データ、通知条件、送信タイミング、通知先、停止条件、通知ログをまとめて伝えると、実装範囲を決めやすくなります。
プロンプト
予約管理にリマインド通知を追加してください。予約日の前日10時に、ステータスが予約確定の顧客へ予約前メールを送ります。本文には予約日時、担当者名、持ち物、変更連絡先を差し込みます。キャンセル済み、通知停止中、メールアドレス未入力の予約は対象外にしてください。送信予定、送信日時、宛先、対象予約、結果を通知ログに残し、送信失敗時は管理者へ通知してください。
この機能を使うときのポイント
基準日を決める予約日、期限日、請求期限、最終更新日など、何の日付を基準に通知するかを明確にします。
対象外条件を用意する完了済み、キャンセル済み、入金済み、通知停止中など、送ってはいけない条件を先に分けます。
送信回数を制御する同じ条件で何度も送らないよう、送信済みログ、再送可否、段階通知のルールを決めます。
社内通知と顧客通知を分ける顧客には案内、担当者には対応依頼、管理者にはエラー確認など、目的ごとに文面を変えます。
この機能を実装するときのコツ
対象抽出、通知文面、送信処理、送信ログを分けて設計します。日次処理や定期実行で対象候補を取り出し、サーバー側で現在状態を再確認してから送ると、キャンセル後の誤送信や入金済みへの督促を避けやすくなります。基準日時はタイムゾーン、営業日、祝日、送信可能時間帯も含めて扱い、送信済みログには通知種別、対象レコード、基準日、宛先、結果を残します。公開側の予約や申込に使う場合も、公開URLや顧客情報は必要最小限だけ差し込みます。