ステータス変更通知
承認、却下、完了、保留などの状態変化を関係者へ知らせます。
ステータス変更通知は、申請、問い合わせ、予約、請求、タスクなどの状態が変わったタイミングで、関係者へ次の行動を知らせる機能です。Roundtableでは「どの状態からどの状態へ変わったら」「誰へ」「何を伝え」「通知後に何を見ればよいか」を先にそろえると、発注者、実装者、AIに指示する人が同じ前提で実装範囲を確認できます。
この機能でできること
承認待ちから承認済み、差し戻し、却下、対応中から完了、未入金から入金済み、予約確定からキャンセルなど、業務上重要な状態変化をきっかけに通知できます。通知先は顧客、申請者、承認者、担当者、管理者、店舗、チームなどに分けられ、メール、画面通知、コメント、通知ログと組み合わせて、誰に何を知らせたかを後から確認できます。
状態が変わった瞬間に、次に動く人へ伝えます。
単に変更完了を知らせるだけでなく、変更理由、次の操作、確認すべき画面、期限を一緒に伝えると対応漏れを減らせます。
よくある利用場面
承認・却下の連絡
申請が承認、却下、差し戻しになったとき、申請者へ結果と次に必要な対応を知らせます。
対応完了や保留の共有
問い合わせ、サポート、作業依頼が完了または保留になったとき、顧客や担当者へ状況を共有します。
支払い・予約状態の変更
入金済み、未入金、予約確定、キャンセル、日程変更など、顧客にも社内にも影響する変更を通知します。
プロンプト例
対象データ、変更前後の状態、通知する状態遷移、通知先、本文に入れる情報、通知しない条件、通知ログをまとめて伝えると、実装範囲を決めやすくなります。
プロンプト
申請管理にステータス変更通知を追加してください。申請ステータスが承認待ちから承認済み、却下、差し戻しに変わったとき、申請者へ結果通知を送ります。本文には申請番号、件名、変更前ステータス、変更後ステータス、承認者、コメント、確認用URLを差し込んでください。下書き、社内確認中、通知停止中の申請は顧客向け通知の対象外にします。管理側には通知日時、宛先、対象申請、変更前後の状態、送信結果を通知ログとして残してください。
この機能を使うときのポイント
通知する状態遷移すべての変更で送るのではなく、承認、却下、完了、保留など知らせる価値がある変化に絞ります。
通知先の分け方顧客向け、担当者向け、管理者向けで、見せてよい情報と次の操作を分けます。
変更理由の扱い却下理由、保留理由、差し戻しコメントなど、通知本文に入れる内容を業務ルールとして決めます。
二重通知の防止同じ状態へ保存し直しただけで再送しないよう、変更前後の値と通知ログを確認します。
この機能を実装するときのコツ
保存処理では、更新前の状態と更新後の状態を比較してから通知対象を判定します。通知ルールは画面ごとの条件分岐に散らさず、対象テーブル、状態遷移、通知先、テンプレート、除外条件をまとめて管理できる形にすると運用後の追加に対応しやすくなります。顧客向け通知には内部ステータスや管理側URLを混ぜず、公開側で確認できるURLや次の案内だけを差し込みます。通知ログには対象レコード、変更前後の状態、操作者、宛先、結果を残し、失敗時は管理者が再送や手動連絡を判断できるようにします。