差し込み本文

顧客名、金額、予約日、URLなどを本文に自動で埋め込みます。

差し込み本文は、メール、LINE、画面通知、PDF案内、公開ページの案内文などに、対象レコードの値を自動で入れるための機能です。Roundtableでは「どの本文に、どのデータを、どの表記で差し込むか」を先にそろえると、発注者、実装者、AIに指示する人が同じ前提で通知文面とデータ構造を設計できます。

この機能でできること

顧客名、会社名、予約日時、請求金額、受付番号、担当者名、公開URL、キャンセルURL、支払期限などを、本文内の差し込みタグへ自動で反映できます。同じ本文でも対象レコードごとに内容を変えられるため、手作業のコピー、金額の転記、URLの貼り間違いを減らせます。

本文とデータをつなぎ、送る相手ごとに正しい案内へ変換します。 差し込みタグ、取得元データ、表示形式、未入力時の文言を決めておくと、通知や帳票を後から増やすときも同じルールを使えます。

よくある利用場面

予約や申込の案内を個別化する 顧客名、予約日、場所、持ち物、確認URLを本文に入れ、顧客ごとに内容が変わる案内を送ります。

請求や支払い連絡を正確にする 請求金額、支払期限、請求番号、決済URL、入金状況を差し込み、金額や期限の転記ミスを防ぎます。

管理者通知に必要情報を集約する 新規問い合わせ、承認依頼、エラー通知に、対象レコード、担当者、優先度、管理側URLを入れて対応しやすくします。

プロンプト例

差し込み対象の本文、使えるタグ、取得元データ、日付や金額の表記、未入力時の扱い、送信前プレビューの要否をまとめて伝えると、実装範囲を決めやすくなります。

プロンプト 予約リマインドメールに差し込み本文を追加してください。本文では顧客名、予約日、開始時間、店舗名、予約内容、担当者名、キャンセル用公開URLを使えるようにします。管理側では利用可能な差し込みタグを一覧表示し、送信前にサンプル予約で本文プレビューを確認できるようにしてください。未入力の項目がある場合は空欄のまま送らず、代替文言を設定するか送信前エラーにしてください。公開側に出すURLは本人の予約だけを開ける安全なURLにしてください。

この機能を使うときのポイント

タグ名を固定する顧客名、予約日、金額、URLなどのタグ名を用途ごとに決め、表記ゆれや未定義タグを避けます。

表示形式を決める日付、時刻、金額、住所、改行、敬称など、本文に出たときの見え方を先に確認します。

未入力時の扱い空欄で送る、代替文言にする、送信前エラーにするなど、項目ごとに判断を分けます。

公開URLの安全性顧客へ送るURLは、対象レコードの権限、期限、本人確認、推測されにくい識別子を確認します。

この機能を実装するときのコツ

本文テンプレート、差し込みタグ定義、対象レコードから値を作る処理を分けると再利用しやすくなります。タグ定義にはタグ名、表示名、取得元、表示形式、未入力時の扱い、公開側で利用可否を持たせ、送信処理では対象レコードを再取得してサーバー側で本文を生成します。管理側URLや内部メモは管理者向け通知だけに限定し、公開側へ送る本文では本人に見せてよい値だけを差し込みます。