見積・請求・入金管理
見積から請求、入金確認までを一連で管理する業務システムの実例です。
案件ごとの見積、請求、入金状態をExcelや個別ファイルで追っていると、最新版の見積書、請求済みかどうか、未入金の確認が散らばりやすくなります。このページはRoundtableに最初から入っている機能ではなく、下のプロンプトをCodexに貼り付けて、自社向けの見積・請求管理システムを作り始めるためのコピー用サンプルです。
概要
顧客や案件に紐づけて見積を作成し、受注後に請求へ進め、入金予定日と入金状態を管理できる構成です。見積書・請求書のPDF出力、未入金検索、案件ごとの履歴確認までを最初のたたき台に含め、経理担当者と営業担当者が同じ画面で状況を確認できる状態を目指します。
こんな会社におすすめ
案件ごとの状況を整理したい
見積中、受注、請求済み、入金済みなどを案件単位で見える化したい会社に向いています。
請求漏れを減らしたい
受注済みなのに請求していない案件や、請求済みで未入金の案件を一覧で探しやすくします。
帳票作成をそろえたい
担当者ごとに違う見積書・請求書ではなく、同じ項目とレイアウトでPDFを出せるようにします。
コピーして使えるプロンプト
そのままCodexに貼り付けて、消費税、締日、支払期限、帳票文言、権限名だけを自社向けに調整して使う想定です。顧客固有情報や秘密情報は入れず、まずは業務の型だけを伝えます。
コピー用プロンプト
案件ごとの見積、請求、入金確認を管理する、見積・請求・入金管理システムのたたき台を作ってください。
目的は、見積作成から受注、請求書発行、入金確認、未入金の確認までを1つの管理画面で追えるようにし、請求漏れ、入金確認漏れ、帳票ファイルの散在を減らすことです。まずはFBPのStandard Screenを基本にしてください。Standard Screen、screen_fields、db_additionals、post_action_class、サイドパネル設定、PDF出力機能で実現できる範囲を優先し、明細入力を大きくカスタムする必要がある場合だけOriginal Screenを検討してください。
作成するノートは、顧客、案件、見積、見積明細、請求、請求明細、入金履歴の7つを基本にしてください。顧客には、顧客名、会社名、担当者名、メールアドレス、電話番号、請求先住所、締日、支払条件、備考を持たせてください。案件には、案件名、顧客への参照、営業担当者、案件状態、受注予定日、受注日、見積合計、請求合計、入金合計、未入金額、社内メモを持たせてください。見積には、見積番号、案件への参照、顧客への参照、見積日、有効期限、見積状態、件名、小計、消費税、合計金額、備考、PDF発行日時、送付日時を持たせてください。見積明細には、見積への参照、品目名、内容、数量、単位、単価、税区分、金額、表示順を持たせてください。請求には、請求番号、案件への参照、顧客への参照、請求日、入金予定日、請求状態、入金ステータス、件名、小計、消費税、請求合計、入金済み金額、未入金額、PDF発行日時、送付日時、備考を持たせてください。請求明細には、請求への参照、品目名、内容、数量、単位、単価、税区分、金額、表示順を持たせてください。入金履歴には、請求への参照、入金日、入金額、入金方法、確認者、確認日時、摘要、添付ファイル、社内メモを持たせてください。選択肢は案件状態、見積状態、請求状態、入金ステータス、税区分、入金方法をconstant_arrayで定義してください。
案件一覧では、案件名、顧客名、営業担当者、案件状態、最新見積日、見積合計、最新請求日、請求合計、入金ステータス、未入金額を表示してください。検索条件は、フリーワード、顧客、営業担当者、案件状態、入金ステータス、見積日の期間、請求日の期間、入金予定日の期間にしてください。受注済みで未請求の案件、入金予定日を過ぎた未入金の案件、請求合計と入金合計が一致しない案件が見分けやすいようにしてください。
見積一覧では、見積番号、案件名、顧客名、見積日、有効期限、見積状態、件名、合計金額、PDF発行日時、送付日時を表示してください。検索条件は、フリーワード、顧客、案件、見積状態、見積日の期間、有効期限の期間にしてください。見積の追加・編集画面では、案件、顧客、見積日、有効期限、見積状態、件名、備考を入力できるようにし、見積明細はサイドパネルまたは明細用の子ノートで追加・編集できるようにしてください。案件、顧客、見積日、件名、明細1行以上は必須にしてください。数量、単価、金額、小計、消費税、合計金額を計算し、マイナス金額や数量0の明細が登録されないように検証してください。
請求一覧では、請求番号、案件名、顧客名、請求日、入金予定日、請求状態、入金ステータス、請求合計、入金済み金額、未入金額、PDF発行日時を表示してください。検索条件は、フリーワード、顧客、案件、請求状態、入金ステータス、請求日の期間、入金予定日の期間、未入金のみの絞り込みにしてください。請求の追加・編集画面では、案件、顧客、請求日、入金予定日、請求状態、入金ステータス、件名、備考を入力できるようにし、請求明細を追加・編集できるようにしてください。案件、顧客、請求日、入金予定日、件名、明細1行以上は必須にしてください。見積から請求を作るボタンを用意する場合は、選択した見積の明細を請求明細へコピーし、請求番号、請求日、入金予定日、請求状態を設定してから保存できるようにしてください。
案件一覧から1件を選ぶと、見積・請求・入金履歴のサイドパネルを表示してください。サイドパネルには、選択中の案件名、顧客名、案件状態、見積合計、請求合計、入金合計、未入金額、見積一覧、請求一覧、入金履歴一覧を置いてください。見積の追加、請求の追加、入金の登録をサイドパネルから行えるようにし、登録後は案件の見積合計、請求合計、入金合計、未入金額、入金ステータスを更新して一覧側にも反映してください。請求一覧から1件を選ぶ場合は、請求明細と入金履歴をサイドパネルで確認・追加できるようにしてください。
PDF出力は、見積書PDFと請求書PDFを作成してください。見積書には、見積番号、見積日、有効期限、顧客名、件名、明細、小計、消費税、合計金額、備考を入れてください。請求書には、請求番号、請求日、入金予定日、顧客名、件名、明細、小計、消費税、請求合計、入金先案内、備考を入れてください。会社ロゴ、銀行口座、印影などの顧客固有情報や秘密情報は仮データで固定せず、設定値または後から差し替えやすい項目として扱ってください。PDF出力後は発行日時を保存し、再発行できるようにしてください。
入金管理では、請求に対して入金履歴を複数登録できるようにしてください。入金日、入金額、入金方法、確認者、摘要を入力し、入金額の合計から入金済み金額と未入金額を計算してください。未入金額が0になったら入金ステータスを入金済みにし、一部だけ入金された場合は一部入金にしてください。入金額が請求合計を超える場合は確認メッセージまたはエラーを出してください。未入金検索では、入金予定日を過ぎていて未入金または一部入金の請求をすぐに確認できるようにしてください。
通知は、入金予定日が近い請求、入金予定日を過ぎた未入金請求、見積有効期限が近い見積を担当者または経理担当者が確認できる形にしてください。最初は管理画面の絞り込み、ダッシュボード表示、またはメール通知でよく、外部会計ソフト連携や銀行API連携は後回しにしてください。通知文には顧客固有の秘密情報を入れすぎず、案件名、請求番号、入金予定日、未入金額、管理画面への導線を中心にしてください。
権限は、管理者は顧客、案件、見積、請求、入金履歴をすべて閲覧・編集可能、営業担当者は自分の担当案件の見積作成と状況確認が可能、経理担当者は請求作成、入金登録、未入金確認が可能、閲覧のみのユーザーは状況を確認できるが金額や入金履歴を編集できない構成にしてください。見積書・請求書PDF、入金履歴、社内メモはログイン済みユーザーだけが見られるようにしてください。
検証では、顧客登録、案件登録、見積登録、見積明細の追加・編集、見積合計計算、見積PDF出力、見積から請求作成、請求明細の追加・編集、請求合計計算、請求PDF出力、入金登録、入金済み金額と未入金額の更新、入金ステータスの自動更新、未入金検索、入金予定日超過の絞り込み、案件サイドパネルの見積・請求・入金履歴表示、権限ごとの表示・操作制限、必須入力エラー、数量・単価・入金額の不正値チェックを確認してください。サンプルデータには架空の会社名、案件名、品目名だけを使い、顧客固有情報や秘密情報は入れないでください。
目的は、見積作成から受注、請求書発行、入金確認、未入金の確認までを1つの管理画面で追えるようにし、請求漏れ、入金確認漏れ、帳票ファイルの散在を減らすことです。まずはFBPのStandard Screenを基本にしてください。Standard Screen、screen_fields、db_additionals、post_action_class、サイドパネル設定、PDF出力機能で実現できる範囲を優先し、明細入力を大きくカスタムする必要がある場合だけOriginal Screenを検討してください。
作成するノートは、顧客、案件、見積、見積明細、請求、請求明細、入金履歴の7つを基本にしてください。顧客には、顧客名、会社名、担当者名、メールアドレス、電話番号、請求先住所、締日、支払条件、備考を持たせてください。案件には、案件名、顧客への参照、営業担当者、案件状態、受注予定日、受注日、見積合計、請求合計、入金合計、未入金額、社内メモを持たせてください。見積には、見積番号、案件への参照、顧客への参照、見積日、有効期限、見積状態、件名、小計、消費税、合計金額、備考、PDF発行日時、送付日時を持たせてください。見積明細には、見積への参照、品目名、内容、数量、単位、単価、税区分、金額、表示順を持たせてください。請求には、請求番号、案件への参照、顧客への参照、請求日、入金予定日、請求状態、入金ステータス、件名、小計、消費税、請求合計、入金済み金額、未入金額、PDF発行日時、送付日時、備考を持たせてください。請求明細には、請求への参照、品目名、内容、数量、単位、単価、税区分、金額、表示順を持たせてください。入金履歴には、請求への参照、入金日、入金額、入金方法、確認者、確認日時、摘要、添付ファイル、社内メモを持たせてください。選択肢は案件状態、見積状態、請求状態、入金ステータス、税区分、入金方法をconstant_arrayで定義してください。
案件一覧では、案件名、顧客名、営業担当者、案件状態、最新見積日、見積合計、最新請求日、請求合計、入金ステータス、未入金額を表示してください。検索条件は、フリーワード、顧客、営業担当者、案件状態、入金ステータス、見積日の期間、請求日の期間、入金予定日の期間にしてください。受注済みで未請求の案件、入金予定日を過ぎた未入金の案件、請求合計と入金合計が一致しない案件が見分けやすいようにしてください。
見積一覧では、見積番号、案件名、顧客名、見積日、有効期限、見積状態、件名、合計金額、PDF発行日時、送付日時を表示してください。検索条件は、フリーワード、顧客、案件、見積状態、見積日の期間、有効期限の期間にしてください。見積の追加・編集画面では、案件、顧客、見積日、有効期限、見積状態、件名、備考を入力できるようにし、見積明細はサイドパネルまたは明細用の子ノートで追加・編集できるようにしてください。案件、顧客、見積日、件名、明細1行以上は必須にしてください。数量、単価、金額、小計、消費税、合計金額を計算し、マイナス金額や数量0の明細が登録されないように検証してください。
請求一覧では、請求番号、案件名、顧客名、請求日、入金予定日、請求状態、入金ステータス、請求合計、入金済み金額、未入金額、PDF発行日時を表示してください。検索条件は、フリーワード、顧客、案件、請求状態、入金ステータス、請求日の期間、入金予定日の期間、未入金のみの絞り込みにしてください。請求の追加・編集画面では、案件、顧客、請求日、入金予定日、請求状態、入金ステータス、件名、備考を入力できるようにし、請求明細を追加・編集できるようにしてください。案件、顧客、請求日、入金予定日、件名、明細1行以上は必須にしてください。見積から請求を作るボタンを用意する場合は、選択した見積の明細を請求明細へコピーし、請求番号、請求日、入金予定日、請求状態を設定してから保存できるようにしてください。
案件一覧から1件を選ぶと、見積・請求・入金履歴のサイドパネルを表示してください。サイドパネルには、選択中の案件名、顧客名、案件状態、見積合計、請求合計、入金合計、未入金額、見積一覧、請求一覧、入金履歴一覧を置いてください。見積の追加、請求の追加、入金の登録をサイドパネルから行えるようにし、登録後は案件の見積合計、請求合計、入金合計、未入金額、入金ステータスを更新して一覧側にも反映してください。請求一覧から1件を選ぶ場合は、請求明細と入金履歴をサイドパネルで確認・追加できるようにしてください。
PDF出力は、見積書PDFと請求書PDFを作成してください。見積書には、見積番号、見積日、有効期限、顧客名、件名、明細、小計、消費税、合計金額、備考を入れてください。請求書には、請求番号、請求日、入金予定日、顧客名、件名、明細、小計、消費税、請求合計、入金先案内、備考を入れてください。会社ロゴ、銀行口座、印影などの顧客固有情報や秘密情報は仮データで固定せず、設定値または後から差し替えやすい項目として扱ってください。PDF出力後は発行日時を保存し、再発行できるようにしてください。
入金管理では、請求に対して入金履歴を複数登録できるようにしてください。入金日、入金額、入金方法、確認者、摘要を入力し、入金額の合計から入金済み金額と未入金額を計算してください。未入金額が0になったら入金ステータスを入金済みにし、一部だけ入金された場合は一部入金にしてください。入金額が請求合計を超える場合は確認メッセージまたはエラーを出してください。未入金検索では、入金予定日を過ぎていて未入金または一部入金の請求をすぐに確認できるようにしてください。
通知は、入金予定日が近い請求、入金予定日を過ぎた未入金請求、見積有効期限が近い見積を担当者または経理担当者が確認できる形にしてください。最初は管理画面の絞り込み、ダッシュボード表示、またはメール通知でよく、外部会計ソフト連携や銀行API連携は後回しにしてください。通知文には顧客固有の秘密情報を入れすぎず、案件名、請求番号、入金予定日、未入金額、管理画面への導線を中心にしてください。
権限は、管理者は顧客、案件、見積、請求、入金履歴をすべて閲覧・編集可能、営業担当者は自分の担当案件の見積作成と状況確認が可能、経理担当者は請求作成、入金登録、未入金確認が可能、閲覧のみのユーザーは状況を確認できるが金額や入金履歴を編集できない構成にしてください。見積書・請求書PDF、入金履歴、社内メモはログイン済みユーザーだけが見られるようにしてください。
検証では、顧客登録、案件登録、見積登録、見積明細の追加・編集、見積合計計算、見積PDF出力、見積から請求作成、請求明細の追加・編集、請求合計計算、請求PDF出力、入金登録、入金済み金額と未入金額の更新、入金ステータスの自動更新、未入金検索、入金予定日超過の絞り込み、案件サイドパネルの見積・請求・入金履歴表示、権限ごとの表示・操作制限、必須入力エラー、数量・単価・入金額の不正値チェックを確認してください。サンプルデータには架空の会社名、案件名、品目名だけを使い、顧客固有情報や秘密情報は入れないでください。
作られる機能一覧
見積管理案件ごとに見積番号、明細、合計金額、見積状態、有効期限を管理します。
請求管理見積から請求を作成し、請求日、入金予定日、請求状態、請求明細を追跡します。
入金ステータス入金履歴から入金済み金額と未入金額を計算し、未入金、一部入金、入金済みを管理します。
PDF出力見積書と請求書を同じ項目構成でPDF化し、発行日時を残します。
未入金検索入金予定日を過ぎた請求や一部入金の請求を絞り込み、確認漏れを減らします。
自社向けに変えるポイント
請求ルール月末締め、都度請求、前払い、分割請求など、実際の請求タイミングに合わせます。
税区分と明細税率、非課税、値引き、交通費、数量単位など、見積・請求で使う項目を整理します。
帳票文言支払期限、振込先案内、備考、担当者表示など、PDFに載せる文面を自社の運用に合わせます。
確認体制営業が見積を作り、経理が請求と入金を確認するなど、役割ごとの編集範囲を決めます。