在庫・発注依頼管理
在庫数、入出庫、発注依頼、承認、欠品通知を管理する実例です。
在庫表、入出庫メモ、発注依頼、承認状況が紙やExcelに分かれていると、今ある数量、誰が発注依頼中か、欠品しそうな商品が見えにくくなります。このページはRoundtableに最初から入っている機能ではなく、下のプロンプトをCodexに貼り付けて、自社向けの在庫・発注依頼管理システムを作り始めるためのコピー用サンプルです。
概要
商品ごとの現在庫、適正在庫、発注点、入庫・出庫の履歴、発注依頼から承認までをまとめて管理する構成です。在庫数が少ない商品を探しやすくし、発注依頼の承認待ちや差戻しも同じ画面で確認できるようにして、現場担当者、承認者、購買担当者が共通の在庫状況を見られる状態を目指します。
こんな会社におすすめ
在庫確認を標準化したい
担当者ごとのExcelや紙の在庫表をやめて、商品別の現在庫と発注点を同じ画面で確認したい会社に向いています。
発注依頼の承認状況を見たい
誰が何を何個依頼し、承認待ち、承認済み、発注済み、差戻しのどこにあるかを追えるようにします。
欠品や過剰発注を減らしたい
発注点を下回った商品、入庫予定がある商品、承認待ちの依頼を並べて確認し、判断漏れを減らします。
コピーして使えるプロンプト
そのままCodexに貼り付けて、商品区分、倉庫名、承認者、通知方法、発注ルールだけを自社向けに調整して使う想定です。顧客固有情報や秘密情報は入れず、まずは業務の型だけを伝えます。
コピー用プロンプト
在庫数、入出庫履歴、発注依頼、承認、欠品通知を管理する、在庫・発注依頼管理システムのたたき台を作ってください。
目的は、商品ごとの現在庫、適正在庫、発注点、入庫予定、出庫予定、発注依頼の承認状況を1つの管理画面で確認できるようにし、在庫確認漏れ、二重発注、欠品、承認待ちの放置を減らすことです。まずはFBPのStandard Screenを基本にしてください。Standard Screen、screen_fields、db_additionals、post_action_class、サイドパネル設定、通知機能で実現できる範囲を優先し、棚卸入力や一括入出庫のように標準画面だけでは操作が重い場合だけOriginal Screenを検討してください。
作成するノートは、商品マスタ、倉庫マスタ、在庫残高、入出庫履歴、発注依頼、発注依頼明細、承認履歴の7つを基本にしてください。商品マスタには、商品コード、商品名、商品区分、仕入先名、単位、標準単価、最小発注数、発注点、適正在庫数、標準リードタイム、取扱状態、備考を持たせてください。倉庫マスタには、倉庫名、拠点名、管理担当者、表示順、使用状態、備考を持たせてください。在庫残高には、商品への参照、倉庫への参照、現在庫数、引当数、発注依頼中数、入庫予定数、出庫予定数、有効在庫数、最終入庫日、最終出庫日、最終棚卸日、在庫メモを持たせてください。入出庫履歴には、商品への参照、倉庫への参照、処理日時、入出庫区分、数量、処理理由、関連発注依頼、担当者、添付ファイル、メモを持たせてください。発注依頼には、依頼番号、依頼日、依頼者、承認者、依頼状態、希望納期、発注先、合計金額、承認日時、発注日時、差戻し理由、社内メモを持たせてください。発注依頼明細には、発注依頼への参照、商品への参照、倉庫への参照、依頼数量、承認数量、単価、金額、希望納期、明細メモ、表示順を持たせてください。承認履歴には、発注依頼への参照、処理日時、処理者、処理区分、コメントを持たせてください。選択肢は商品区分、取扱状態、入出庫区分、処理理由、依頼状態、承認処理区分、使用状態をconstant_arrayで定義してください。
商品一覧では、商品コード、商品名、商品区分、仕入先名、単位、現在庫数、有効在庫数、発注点、適正在庫数、発注依頼中数、入庫予定数、取扱状態を表示してください。検索条件は、フリーワード、商品区分、仕入先名、取扱状態、発注点割れのみ、有効在庫不足のみ、倉庫にしてください。現在庫または有効在庫が発注点を下回る商品、取扱停止の商品、発注依頼中の商品が見分けやすいようにしてください。
商品マスタの追加・編集画面では、商品コード、商品名、商品区分、仕入先名、単位、標準単価、最小発注数、発注点、適正在庫数、標準リードタイム、取扱状態、備考を入力できるようにしてください。商品コード、商品名、単位、発注点、取扱状態は必須にしてください。商品コードの重複、発注点や適正在庫数のマイナス値、最小発注数0以下を登録できないように検証してください。
在庫残高一覧では、商品コード、商品名、倉庫名、現在庫数、引当数、発注依頼中数、入庫予定数、出庫予定数、有効在庫数、発注点、最終入庫日、最終出庫日を表示してください。検索条件は、フリーワード、商品、倉庫、発注点割れのみ、有効在庫不足のみ、最終入出庫日の期間にしてください。商品を選択したときは、倉庫別の在庫残高と入出庫履歴をサイドパネルで確認できるようにしてください。
入出庫履歴の追加・編集画面では、商品、倉庫、処理日時、入出庫区分、数量、処理理由、関連発注依頼、担当者、添付ファイル、メモを入力できるようにしてください。商品、倉庫、処理日時、入出庫区分、数量、処理理由、担当者は必須にしてください。入庫の場合は在庫残高の現在庫数を増やし、出庫の場合は現在庫数を減らしてください。出庫で現在庫数がマイナスになる場合は、権限のある管理者だけ確認つきで許可するか、通常ユーザーにはエラーを出してください。登録、編集、削除の後は在庫残高、有効在庫数、最終入庫日、最終出庫日を再計算してください。
発注依頼一覧では、依頼番号、依頼日、依頼者、承認者、依頼状態、希望納期、発注先、明細件数、合計金額、承認日時、発注日時を表示してください。検索条件は、フリーワード、依頼者、承認者、依頼状態、依頼日の期間、希望納期の期間、承認待ちのみ、発注待ちのみにしてください。発注依頼の追加・編集画面では、依頼日、依頼者、承認者、希望納期、発注先、社内メモを入力し、発注依頼明細をサイドパネルまたは子ノートで追加・編集できるようにしてください。依頼日、依頼者、承認者、希望納期、明細1行以上は必須にしてください。明細には商品、倉庫、依頼数量、単価、希望納期、明細メモを入力し、商品ごとの最小発注数を下回る場合は警告またはエラーを出してください。
承認フローは、依頼作成、承認待ち、承認済み、差戻し、発注済み、入庫済み、キャンセルの状態で管理してください。依頼者は自分の発注依頼を作成・編集できますが、承認待ち以降は明細を勝手に変更できないようにしてください。承認者は承認、差戻し、承認数量の調整、コメント登録ができるようにしてください。承認または差戻しを行ったら承認履歴に処理日時、処理者、処理区分、コメントを保存してください。承認済みになった発注依頼は発注依頼中数または入庫予定数へ反映し、発注済みや入庫済みに進んだときは在庫残高側の数値も更新してください。
商品一覧または在庫残高一覧から1件を選ぶと、在庫サイドパネルを表示してください。サイドパネルには、商品名、商品コード、仕入先名、発注点、適正在庫数、倉庫別在庫、直近の入出庫履歴、承認待ちの発注依頼、入庫予定、発注依頼追加ボタン、入出庫登録ボタンを置いてください。発注依頼一覧から1件を選ぶ場合は、依頼基本情報、明細一覧、承認履歴、承認・差戻し操作をサイドパネルで確認できるようにしてください。サイドパネルから登録した内容は一覧側へ再読み込みなしで反映できる構成を優先してください。
通知は、発注点を下回った商品、承認待ちの発注依頼、希望納期が近い未発注依頼、希望納期を過ぎた未入庫依頼を担当者や承認者が確認できる形にしてください。最初は管理画面の絞り込み、ダッシュボード表示、またはメール通知でよく、外部発注システム連携やバーコード連携は後回しにしてください。通知文には秘密情報を入れすぎず、商品名、倉庫名、現在庫数、発注点、依頼番号、希望納期、管理画面への導線を中心にしてください。
権限は、管理者は商品マスタ、倉庫マスタ、在庫残高、入出庫履歴、発注依頼をすべて閲覧・編集可能、現場担当者は在庫確認、入出庫登録、自分の発注依頼作成が可能、承認者は自分宛ての発注依頼の承認・差戻しが可能、購買担当者は承認済み依頼の発注済み処理と入庫予定管理が可能、閲覧のみのユーザーは在庫状況を確認できるが数量や承認状態を変更できない構成にしてください。金額、仕入先、社内メモ、添付ファイルは必要な権限のあるログイン済みユーザーだけが見られるようにしてください。
検証では、商品登録、商品コード重複エラー、倉庫登録、在庫残高の作成、入庫登録、出庫登録、出庫時の在庫不足チェック、入出庫後の現在庫数と有効在庫数の更新、発注点割れ検索、発注依頼登録、発注依頼明細の追加・編集、承認、差戻し、承認履歴の保存、承認済み依頼の発注依頼中数または入庫予定数への反映、入庫済み処理後の在庫反映、在庫サイドパネル表示、発注依頼サイドパネル表示、通知対象の絞り込み、権限ごとの表示・操作制限、必須入力エラー、数量や単価の不正値チェックを確認してください。サンプルデータには架空の商品名、倉庫名、仕入先名だけを使い、顧客固有情報や秘密情報は入れないでください。
目的は、商品ごとの現在庫、適正在庫、発注点、入庫予定、出庫予定、発注依頼の承認状況を1つの管理画面で確認できるようにし、在庫確認漏れ、二重発注、欠品、承認待ちの放置を減らすことです。まずはFBPのStandard Screenを基本にしてください。Standard Screen、screen_fields、db_additionals、post_action_class、サイドパネル設定、通知機能で実現できる範囲を優先し、棚卸入力や一括入出庫のように標準画面だけでは操作が重い場合だけOriginal Screenを検討してください。
作成するノートは、商品マスタ、倉庫マスタ、在庫残高、入出庫履歴、発注依頼、発注依頼明細、承認履歴の7つを基本にしてください。商品マスタには、商品コード、商品名、商品区分、仕入先名、単位、標準単価、最小発注数、発注点、適正在庫数、標準リードタイム、取扱状態、備考を持たせてください。倉庫マスタには、倉庫名、拠点名、管理担当者、表示順、使用状態、備考を持たせてください。在庫残高には、商品への参照、倉庫への参照、現在庫数、引当数、発注依頼中数、入庫予定数、出庫予定数、有効在庫数、最終入庫日、最終出庫日、最終棚卸日、在庫メモを持たせてください。入出庫履歴には、商品への参照、倉庫への参照、処理日時、入出庫区分、数量、処理理由、関連発注依頼、担当者、添付ファイル、メモを持たせてください。発注依頼には、依頼番号、依頼日、依頼者、承認者、依頼状態、希望納期、発注先、合計金額、承認日時、発注日時、差戻し理由、社内メモを持たせてください。発注依頼明細には、発注依頼への参照、商品への参照、倉庫への参照、依頼数量、承認数量、単価、金額、希望納期、明細メモ、表示順を持たせてください。承認履歴には、発注依頼への参照、処理日時、処理者、処理区分、コメントを持たせてください。選択肢は商品区分、取扱状態、入出庫区分、処理理由、依頼状態、承認処理区分、使用状態をconstant_arrayで定義してください。
商品一覧では、商品コード、商品名、商品区分、仕入先名、単位、現在庫数、有効在庫数、発注点、適正在庫数、発注依頼中数、入庫予定数、取扱状態を表示してください。検索条件は、フリーワード、商品区分、仕入先名、取扱状態、発注点割れのみ、有効在庫不足のみ、倉庫にしてください。現在庫または有効在庫が発注点を下回る商品、取扱停止の商品、発注依頼中の商品が見分けやすいようにしてください。
商品マスタの追加・編集画面では、商品コード、商品名、商品区分、仕入先名、単位、標準単価、最小発注数、発注点、適正在庫数、標準リードタイム、取扱状態、備考を入力できるようにしてください。商品コード、商品名、単位、発注点、取扱状態は必須にしてください。商品コードの重複、発注点や適正在庫数のマイナス値、最小発注数0以下を登録できないように検証してください。
在庫残高一覧では、商品コード、商品名、倉庫名、現在庫数、引当数、発注依頼中数、入庫予定数、出庫予定数、有効在庫数、発注点、最終入庫日、最終出庫日を表示してください。検索条件は、フリーワード、商品、倉庫、発注点割れのみ、有効在庫不足のみ、最終入出庫日の期間にしてください。商品を選択したときは、倉庫別の在庫残高と入出庫履歴をサイドパネルで確認できるようにしてください。
入出庫履歴の追加・編集画面では、商品、倉庫、処理日時、入出庫区分、数量、処理理由、関連発注依頼、担当者、添付ファイル、メモを入力できるようにしてください。商品、倉庫、処理日時、入出庫区分、数量、処理理由、担当者は必須にしてください。入庫の場合は在庫残高の現在庫数を増やし、出庫の場合は現在庫数を減らしてください。出庫で現在庫数がマイナスになる場合は、権限のある管理者だけ確認つきで許可するか、通常ユーザーにはエラーを出してください。登録、編集、削除の後は在庫残高、有効在庫数、最終入庫日、最終出庫日を再計算してください。
発注依頼一覧では、依頼番号、依頼日、依頼者、承認者、依頼状態、希望納期、発注先、明細件数、合計金額、承認日時、発注日時を表示してください。検索条件は、フリーワード、依頼者、承認者、依頼状態、依頼日の期間、希望納期の期間、承認待ちのみ、発注待ちのみにしてください。発注依頼の追加・編集画面では、依頼日、依頼者、承認者、希望納期、発注先、社内メモを入力し、発注依頼明細をサイドパネルまたは子ノートで追加・編集できるようにしてください。依頼日、依頼者、承認者、希望納期、明細1行以上は必須にしてください。明細には商品、倉庫、依頼数量、単価、希望納期、明細メモを入力し、商品ごとの最小発注数を下回る場合は警告またはエラーを出してください。
承認フローは、依頼作成、承認待ち、承認済み、差戻し、発注済み、入庫済み、キャンセルの状態で管理してください。依頼者は自分の発注依頼を作成・編集できますが、承認待ち以降は明細を勝手に変更できないようにしてください。承認者は承認、差戻し、承認数量の調整、コメント登録ができるようにしてください。承認または差戻しを行ったら承認履歴に処理日時、処理者、処理区分、コメントを保存してください。承認済みになった発注依頼は発注依頼中数または入庫予定数へ反映し、発注済みや入庫済みに進んだときは在庫残高側の数値も更新してください。
商品一覧または在庫残高一覧から1件を選ぶと、在庫サイドパネルを表示してください。サイドパネルには、商品名、商品コード、仕入先名、発注点、適正在庫数、倉庫別在庫、直近の入出庫履歴、承認待ちの発注依頼、入庫予定、発注依頼追加ボタン、入出庫登録ボタンを置いてください。発注依頼一覧から1件を選ぶ場合は、依頼基本情報、明細一覧、承認履歴、承認・差戻し操作をサイドパネルで確認できるようにしてください。サイドパネルから登録した内容は一覧側へ再読み込みなしで反映できる構成を優先してください。
通知は、発注点を下回った商品、承認待ちの発注依頼、希望納期が近い未発注依頼、希望納期を過ぎた未入庫依頼を担当者や承認者が確認できる形にしてください。最初は管理画面の絞り込み、ダッシュボード表示、またはメール通知でよく、外部発注システム連携やバーコード連携は後回しにしてください。通知文には秘密情報を入れすぎず、商品名、倉庫名、現在庫数、発注点、依頼番号、希望納期、管理画面への導線を中心にしてください。
権限は、管理者は商品マスタ、倉庫マスタ、在庫残高、入出庫履歴、発注依頼をすべて閲覧・編集可能、現場担当者は在庫確認、入出庫登録、自分の発注依頼作成が可能、承認者は自分宛ての発注依頼の承認・差戻しが可能、購買担当者は承認済み依頼の発注済み処理と入庫予定管理が可能、閲覧のみのユーザーは在庫状況を確認できるが数量や承認状態を変更できない構成にしてください。金額、仕入先、社内メモ、添付ファイルは必要な権限のあるログイン済みユーザーだけが見られるようにしてください。
検証では、商品登録、商品コード重複エラー、倉庫登録、在庫残高の作成、入庫登録、出庫登録、出庫時の在庫不足チェック、入出庫後の現在庫数と有効在庫数の更新、発注点割れ検索、発注依頼登録、発注依頼明細の追加・編集、承認、差戻し、承認履歴の保存、承認済み依頼の発注依頼中数または入庫予定数への反映、入庫済み処理後の在庫反映、在庫サイドパネル表示、発注依頼サイドパネル表示、通知対象の絞り込み、権限ごとの表示・操作制限、必須入力エラー、数量や単価の不正値チェックを確認してください。サンプルデータには架空の商品名、倉庫名、仕入先名だけを使い、顧客固有情報や秘密情報は入れないでください。
作られる機能一覧
商品マスタ商品コード、商品名、仕入先、単位、発注点、適正在庫数、取扱状態を管理します。
入出庫履歴商品と倉庫ごとに入庫、出庫、調整、棚卸差異などの数量変動を記録します。
発注依頼現場からの商品発注依頼を登録し、明細、希望納期、依頼状態を追跡します。
承認フロー承認者による承認、差戻し、承認数量調整、承認履歴保存を行います。
在庫アラート発注点割れ、承認待ち、納期超過の依頼を一覧や通知で確認します。
自社向けに変えるポイント
商品分類原材料、備品、販売商品、消耗品など、自社で在庫確認したい単位に合わせます。
倉庫と拠点本社、店舗、現場、車両在庫など、どこまでを在庫場所として分けるかを決めます。
承認ルール金額、商品区分、拠点、依頼者の部署に応じて、誰が承認するかを整理します。
通知タイミング発注点割れ、承認待ち日数、希望納期超過など、現場が動きやすい条件に調整します。